Что нужно знать при использовании электронного документооборота

► 01 Сентября 2015

Для быстрого и удобного общения через интернет с партнерами и государственными органами, передачи юридически-значимых документов, хранения и анализа информации создано довольно много программных инструментов, которыми пользуются бухгалтеры и аудиторы.

Наиболее распространенными среди них: «Такском-Спринтер», сбис электронная отчетность, «Контур-Экстерн Лайт» и другие.

Как выбрать программу?

При решении вопроса, какую из разнообразных программ, представленных на рынке, выбрать, следует учитывать важные моменты:

• есть ли авто-заполнение бланков и какой стандарт используется;
• каков механизм проверки документов - автоматическая или самостоятельная;
• поддерживает ли платформа те бухгалтерские программы, через которые нужно будет загружать информацию;
• есть ли интегрированная система подсказок и помощи с инструкциями;
• имеется ли автоматическое обновление программы согласно изменениям законодательства;
• предусмотрен ли встроенный календарь налогоплательщика с напоминаниями.

Меры предосторожности

Большинство подобных систем подразумевает хранение и архивирование информации на жестком диске компьютера. Для того, чтобы не потерять в один "прекрасный" момент весь материал, необходимо регулярно делать резервные копии на дополнительный носитель. Не стоит оставлять отправку документов на последний день, так как техника имеет свойство ломаться в самое неподходящее время, плюс, нужно учитывать внеплановые отключения электроэнергии или интернета. А исходя из того, что права на пользование платформой устанавливаются на один конкретный компьютер, то "залогиниться" через другое место не получится.

Огромным плюсом такого документооборота будет и отсутствие многочисленных полок с архивами "столетней" давности, и значительное облегчение работы главного бухгалтера.

Читайте также...